ビジネスにおいて、エクセルを使用する際に最も多い用途のひとつが集計です。
様々な場面で使うことができますが、例えば以下のような例が挙げられます(^^)
主な用途(具体例)
アルバイトのシフトを平等に入れたい。各人ごとに何回シフトを入れたかリアルタイムで見られるようにしたいとき。
取り扱っている商品のメーカーはどこが一番多いのか確認したい。メーカーごとの取り扱い商品の数を一覧にして、多い順に並び変えたいとき。
学校で将来の希望進路についてアンケートをとった。どんな進路を希望している人が多いのか、進路ごとの数を一覧にして、見やすく並び変えたいとき。
そんなときに使用する関数が『COUNTIF関数』です。
今回はこのCOUNTIF関数の使い方を解説していきます。
COUNTIF関数｜こんなときに使う
例えば、様々な職場で採用するアルバイト。
シフト作成の際、人ごとに偏り(かたより)がでないように配置するのに苦労している方も多いのではないでしょうか？
アルバイトに限らず、職場で業務分担を作るときも同じことが言えますね(>_<)
| ９月シフト | 担当① | 担当② | 担当③ |
| 9/1 | 山田 | 鈴木 | 田中 |
| 9/2 | 大村 | 山田 | 山本 |
| 9/3 | 鈴木 | 山本 | 川上 |
| 9/4 | 川上 | 山本 | 大村 |
| 9/5 | 大村 | 鈴木 | 川上 |
このように配置を組んでいく中で、次のように関数で担当ごとに現在何回配置したかリアルタイムで確認できるようになるととても楽になります。
| 担当者 | ９月出勤回数(回) |
| 大村 | 3 |
| 川上 | 3 |
| 鈴木 | 3 |
| 田中 | 1 |
| 山田 | 2 |
| 山本 | 3 |
このようにまとめることで、田中さんと山田さんの回数を調整する必要があることが一目でわかりますね(>_<)
では、早速具体的な使い方を見ていきましょう!!
COUNTIF関数｜こうやって使う
COUNTIF関数の使い方
データを自動入力したいセル(枠)に以下の数式を入れる。
=COUNTIF(範囲,検索条件)
範囲
数を集計したい範囲を設定します。
今回の場合だと９月シフトの担当者名を入れる部分がそれにあたります。
図解するとこんな感じです。
検索条件
検索条件には、カウントしたい項目を選択します。
今回の場合は担当者名となりますので、便宜上、出勤回数を集計する表の担当者名を選択します。
図解するとこんな感じです(*’ω’*)
COUNTIF関数の具体的な使用例
実際のエクセルで早速試してみましょう(^^)/
同じように『９月シフト表』と『９月｜担当者ごと出勤回数表』を用意します。
シフト表に担当者を入れながら、現在どの担当者を何回配置したかをリアルタイムに自動入力してくれる表を作ってみます(>_<)
自動入力したいセル(枠)に関数を入れればよいので、オレンジの表の『９月出勤回数(回)』の列に関数を入れていきます。
これで、簡単に担当者ごとの出勤回数表が出来上がりました。
関数を他の担当者の右側セルにもコピペする際の注意点ですが、エクセルには『参照』という概念があり、１行下にコピーすると、指定した範囲や検索条件も１行自動で下にずれるようにできています。
1行下にコピーすると、担当者はこちらが数えたい担当者を自動的に参照してくれる反面、カウントしたい箇所の範囲がずれてしまうと困ってしまいます。
そこで、範囲をずらさない絶対参照($をつける)を使用することで、自動で参照がずれてしまうことを防ぐことができるのです。
『参照』について詳しく解説している記事を書いていますのでこちらを読んでみてください(^^)/
エクセル（Excel）の参照機能について｜絶対参照／相対参照の使い分け
COUNTIF関数の応用｜同一行の同じデータへデータごとに識別番号をつける方法
COUNTIF関数には応用的な使い方もあります。
例えば、誰がいつ何の商品を買ったかをひたすら箇条書きしていくリストを作成するとします。
こんなときにも『COUNTIF関数』が大活躍します(^^)/
どの顧客が何を購入したかを別表で表示させるには、『VLOOKUP関数』を使用することが思い浮かびますが、今回の場合、同じ人が別タイミングで違う商品を買っているケースが存在するので、通常の運用だとうまくいきません。
『VLOOKUP関数』では、上の行からデータを探していくので、同じ人が複数タイミングで購入している場合、１回目に購入した商品しか引っ張ってこれないという欠点があります。
そんなときに『COUNTIF関数』が活躍します。
●●さんが上から何番目に登場した●●さんかをCOUNTIF関数で表示して、『●●さん-１(回目)』というデータを作ることができれば、顧客ごとの購入商品一覧を作成することができます(>_<)
こちらで詳しく解説しているのでご確認ください。
【エクセル】同一行の同じデータ｜データごとに識別番号をつける方法
これで、COUNTIF関数は完璧です!!
ぜひお仕事に活かして、ノー残業ライフを謳歌しましょう(>_<)
ではまた(^^)/
